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| Aquí definimos los distintos tipos de stands que vamos a ofrecer en nuestro congreso. |
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La pantalla está dividida horizontalmente en dos partes: La parte superior de la pantalla nos indica los stands definidos que tenemos (p. ej. STAND 30*30) y la parte inferior de la pantalla indica las condiciones para ese stand inscripción en concreto, como por ejemplo intervalos de fecha en las cuales cambian los importes de contratación de ese stand. |
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Al dar de alta el stand nos aparece:
Nombre de la categoría del stand y selector de idioma: Donde se escribe el nombre del stand en los distintos idiomas en función de los idiomas del congreso.
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Para cada una de las categorías de la parte superior de la pantalla, podemos definir opciones en la parte inferior pulsando en "Nuevo".
Por ejemplo lo usamos para gestionar distintos importes de los stands en función de la fecha en que se realice el registro a través de Internet.
Descripción: Nombre de la opción que queremos en los distintos idiomas.
Coste: Es una opción que está obsoleta, no usar.
Precio de la inscripción: Precio sin IVA.
IVA: % de IVA a aplicar sobre el precio.
Total: es el precio del stand.
Los importes se pueden introducir como importe final a mostrar o desglosado con cálculo de IVA. Si se desglosa el IVA luego en la facturación el IVA aparecerá también automáticamente desglosado en las facturas. Válido desde: Fecha a partir de la cual se verá la opción en el formulario de reserva de stands en el portal web.
Válido hasta: Fecha máxima hasta donde se presentará esta opción de de reserva de stands en el portal web.
IMPORTANTE: El día para el sistema cambia a las 00:00h.
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Colaboraciones
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Explicaciones iniciales Desde este apartado gestionamos todo lo relacionado con las colaboraciones al congreso. Para nosotros los colaboradores del congreso pueden ser: |
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Distinguimos dos tipos de colaboradores básicos de cara al trabajo: 1. Colaboradores de Stand: A este tipo de colaborador también podríamos llamarles EXPOSITORES, ya que lo que de verdad nos están solicitando para los congresos son espacios para exponer y servicios para ese espacio. Cada línea de la lista muestra los datos de un registrado en el congreso. • Letra color negro: Colaborador con importe económico. • Letra color azul: Colaborador con solicitud de stand. |
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Zona superior de la ventana (filtros y opciones)
En la parte superior de la ventana de trabajo se muestran los filtros principales de trabajo de la gestión de colaboradores.
Los filtros de izquierda a derecha son:
Multifiltro general:
Todos los colaboradores: Muestra el listado de todos los colaboradores sin fitrar.
Con petición de stand: Muestra los colaboradores que tengan petición de stand.
Con petición de complementos: Muestra los colaboradores que hayan solocitado algún complemento.
Con petición de colaboración: Muestra los colaboradores que hayan solocitado alguna colaboración
Sin peticiones efectuadas: Muestra los colaboradores que no hayan solicitad nada.
Filtro tipo de solicitud:
En este filtro se muestran las distintas opciones posibles cuando se selecciona algo en el multifiltro general.
Filtro colaboración/stand:
En este filtro se puede filtrar el listado en función si es colaboración o stand.
También se nos muestra en la esquina derecha dos opciones más que son:
Refrescar datos: Lo que hace es una actualización de los datos de la pantalla. Seleccionar columnas: En la pantalla principal de datos se nos muestran un máximo de 6 datos de los registrados que tenemos. Los 2 primeros por la izquierda son fijos (Id, Nombre comercial) el resto se pueden configurar pulsando en esta opción que explicamos. Al pulsar se abrirá una ventana con otros campos de los colaboradores a elegir de cara a visualizarlos en la pantalla. |
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Otras opciones de la zona inferior de la ventana
En la parte inferior de la ventana de trabajo distinguimos dos zonas:
1.-Zona de filtros en donde se pueden filtrar los datos de la pantalla por campos y condiciones definidas. 2.-Zona informativa en donde se ven el número de colaboradores hasta el momento.
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Menú lateral derecho
En la parte derecha de la ventana de trabajo distinguimos dos tipos de opciones de menú:
1.- Opciones particulares: Son las que actúan sobre una línea en particular de la lista de colaboradores, en concreto sobre la que hay seleccionada en ese momento.
2.- Opciones generales: Son las que actúan sobre todos los datos de la ventana en general, como por ejemplo las búsquedas o los listados.
Al lado de cada opción de menú se muestran la combinación de teclas para activar el menú a través del teclado.
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Menú derecho de opciones particulares:
Más datos: Muestra el detalle del colaborador que tenemos seleccionada en el listado principal. Dar de baja: Elimina el colaborador que tenemos seleccionado en la línea. Hay que tener en cuenta que si tiene "peticiones" asociadas NO lo permitirá eliminar. Para poder hacerlo hay que eliminar primero esas peticiones que tiene.
Peticiones: Desde esta pantalla es desde donde solicitamos el stand, servicio, etc para el colaborador que tenemos marcado en ese momento, en definitiva, donde gestionamos sus peticiones. Notificaciones: Abre el sistema de notificaciones por correo electrónico, desde el cual nos comunicamos con el colaborador, y en el cual quedan archivados todos los correos que le hayamos enviado durante el congreso. Ver anexo 1 "Notificaciones"
Acreditaciones y certificados: Impresión de acreditaciones y certificados de asistencia al congreso.
Personalizando un documento Word con unos campos tipo que suministramos, se pueden realizar las acreditaciones, o los certificados de asistencia al congreso. (Ver manual específico "notificaciones y notificaciones masivas").
Saldos: Con este apartado vemos la parte económica del colaborador que tenemos seleccionado en este momento.
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Menú derecho de opciones generales:
Buscar: Búsqueda avanzada en la base de datos de colaboradores. Esta búsqueda se realiza en cualquier parte del nombre del registrado mostrando en tiempo real las coincidencias encontradas. Nuevo colaborador: Da de alta un nuevo colaborador para el congreso. Es igual que la ventana descrita anteriormente "más datos".
Listados: Listados varios relacionados con la ventana de gestión de colaboradores. Esta ventana tiene tres opciones son: • Enviar a Excel: Envía el informe a una tabla de Excel. • Enviar a MDB: Convierte los datos para ser leídos por Access. • Mantener filtro previo: El filtro que tenemos aplicado en la ventana principal de gestión de colaboradores nos vale para luego aplicar el informe en sí. Imprimir vista: Impresión rápida de los datos que tengamos en este momento en pantalla. También nos permite enviar el informe a un archivo Excel de una forma básica.
Saldos generales: En esta pantalla se nos muestra todos los importes de todas las peticiones de los colaboradores. Funciona igual que la de saldos individuales descritos anteriormente pero no aplica ningún filtro al abrirse.
Base de empresas: Esta opción abre la base de datos común de empresas, y nos permite añadir las empresas colaboradoras deseados a este congreso en particular, una vez los añadimos el sistema los incorpora a la lista de colaboradores del congreso. Notificaciones masivas: Abre el sistema de notificaciones por correo electrónico, desde el cual nos comunicamos con los colaboradores, y en el cual quedan archivados todos los correos que les hayamos enviado durante el congreso. Este apartado se desarrolla con más profundidad en el anexo 1 "Notificaciones". Salir: Cerrar la ventana de gestión de colaboradores. |
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Colaboraciones
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| Desde esta pantalla definimos los distintos medios audiovisuales que estarán a disposición de los Comunicadores, en el formulario de envío de comunicaciones. |
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Descripción y selector de idioma: Se define el medio audiovisual que queremos dar de alta, en cada uno de los idiomas del congreso.
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Cada vez que se da de alta un tipo, simplemente se pulsa en el icono +, y ya se guarda.
Si se quiere cambiar alguno simplemente se marca el tema y se pulsa en el botón editar.
Si queremos borrar un Tipo, simplemente lo pulsamos y le damos a la tecla en el teclado SUPR o DEL.
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Comunicaciones
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Esta pantalla nos permite definir las salas y horarios disponibles para la presentación de las comunicaciones.
Se pueden crear ilimitadas Salas, con ilimitados días de presentación, con Ilimitadas horas.
Son ventanas dependientes, para cada sala se pueden crear varíos días, y para cada día, varias horas.
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Nuevo: Nos permite crear una nueva sala, día u horario.
Editar: Nos permite cambiar una sala, día u horario.
Borrar: Nos permite eliminar una nueva sala, día u horario.
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Comunicaciones
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Para que los comités evaluadores del congreso puedan realizar la evaluación de una comunicación deben previamente definirse cuáles son los criterios que se van a utilizar.
En este submenú podemos definir estos criterios, que luego se verán en la Web en el apartado de Comités.
El máximo de criterios que se pueden definir en el software es de 10.
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Nombre y selector de idioma: Se define el nombre que tendrá el criterio en función de los distintos idiomas del evento.
Descripción: Se permite una descripción o aclaración más larga del criterio que se verá también en el formulario de evaluación.
Valor mínimo permitido: Es el valor mínimo de puntuación que un evaluador podría asignarle a este criterio al evaluar.
Valor máximo permitido: Es el valor máximo de puntuación que un evaluador podría asignarle a este criterio al evaluar.
Orden: Indicar un número de orden y los criterios en pantalla se mostrarán en ese orden.
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Añadir a la lista: Guarda el criterio nuevo que estamos creando.
Editar: Permite cambiar el criterio seleccionado.
Borrar: Borra el criterio seleccionado.
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Comunicaciones
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| Desde esta pantalla definimos los Tipos de comunicación (oral/poster/etc) que van a estar presentes en un congreso en concreto. |
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Descripción y selector de idioma: Se define el título del tipo que queremos dar de alta, en cada uno de los idiomas del congreso.
Incluir en opciones de la página web: Si este tipo en concreto se va a ver en los tipos del formulario web de envío de comunicaciones o lo dejamos solo para uso desde el programa de secretaría. Cada vez que se da de alta un tipo, simplemente se pulsa en el icono +, y ya se guarda.
Si se quiere cambiar alguno simplemente se marca el tema y se pulsa en el botón editar.
Si queremos borrar un Tipo, simplemente lo pulsamos y le damos a la tecla en el teclado SUPR o DEL.
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Comunicaciones
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En el envío de comunicaciones, se permiten enviar hasta dos temas/áreas distintos de comunicación si fuese necesario.
En cada tema/área se puede además indicar el número máximo de palabras que pueden enviarse para este tema de comunicación en concreto, así como el número máximo de autores que podrán enviarse para una comunicación en concreto. Si hay algún tema definido el NUMERO MÁXIMO DE PALABRAS se agarra del tema en concreto.
SI NO hay ningún tema definido, el NUMERO MAXIMO DE PALABRAS y LOS AUTORES para la comunicación se fija en el menú Portal web/Configuración/Boletín de comunicación/ opciones de número máx. Palabras y máx. autores.
Existen dos campos de tema/área posibles para enviar una comunicación.
- Tema 1/Área 1 de comunicaciones.
- Tema 2/Área 2 de comunicaciones.
Ambas pantallas son iguales y definimos los temas de comunicación que van a estar presentes en un congreso en concreto.
- Descripción y selector de idioma: Se define el título de tema/área que queremos dar de alta, en cada uno de los idiomas del congreso.
- Nº Palabras: Número máximo de palabras que vamos a permitir pegar en el resumen de la comunicación para este tema concreto.
- Nº de autores: Número máximo de autores que vamos a permitir poner en la comunicación para este tema concreto.
- Incluir en opciones de la página web: Si este tema se va a ver en los temas del formulario web de envío de comunicaciones o lo dejamos solo para uso desde el programa de secretaría.
Si se quiere borrar un tema ya definido, se pulsa sobre el tema en cuestión, y se pulsa en teclado la tecla SUPR o DEL.
Cada vez que se da de alta un tema, simplemente se pulsa en añadir a la lista, y ya se guarda.
Si se quiere cambiar alguno simplemente se marca el tema y se pulsa en el botón editar.
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Comunicaciones
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Ventana principal
Básicamente esta ventana nos permite visualizar todas las comunicaciones del congreso, así como datos relacionados con sus evaluaciones y evaluadores por parte del comité científico.
Zona superior de la ventana
FILTROS:
Consideraciones: Todos los filtros de esta zona pueden ser usados individualmente o varios a la vez, y así se mostrará la información deseada en el listado de la ventana.
- Filtro “TODAS”: Distintas opciones para filtrar los datos, son:
- (F1) Comunicaciones aceptadas: Comunicaciones en estado de “aceptadas” en la fase 1 de evaluación.
- (F1) Comunicaciones rechazadas: Comunicaciones en estado de “rechazadas” en la fase 1 de evaluación.
- (F1) Comunicaciones pendientes: Comunicaciones en estado de “pendientes”, es decir que aún no han sido ni aceptadas ni rechazadas, en la fase 1 de evaluación.
- (F2) Comunicaciones aceptadas: Comunicaciones en estado de “aceptadas” en la fase 2 de evaluación.
- (F2) Comunicaciones rechazadas: Comunicaciones en estado de “rechazadas” en la fase 2 de evaluación.
- (F2) Comunicaciones pendientes: Comunicaciones en estado de “pendientes”, es decir que aún no han sido ni aceptadas ni rechazadas, en la fase 2 de evaluación.
- Autor con solicitudes de inscripción: Muestra las comunicaciones en las que el autor tenga solicitudes de inscripción.
- Autor sin solicitudes de inscripción: Muestra las comunicaciones en las que el autor no tenga solicitudes de inscripción.
- Autor con solicitudes de inscripción: Muestra las comunicaciones en las que el autor tenga solicitudes de inscripción.
- Con certificados: Muestra las comunicaciones las cuales tengan al menos un certificado emitido.
- Sin certificados: Muestra las comunicaciones que no tengan certificados emitidos.
- Filtro “ELEGIR TEMA1/AREA1”: Filtra por el tema1/área1 de la comunicación.
- Filtro “TIPO DE SOLICITUD”: Filtra por el tipo de comunicación.
- Filtro “OPCION POR TIPO DE SOLICITUD”: Filtro dependiente del anterior, muestra las opciones de los tipos de comunicación.
- Filtro “ELEGIR AUTOR”: Filtra por el autor de la comunicación.
BOTONES:
- Botón “ELEGIR COLUMNAS”: Nos abre la ventana donde están los distintos campos de las columnas del listado principal para poder activarlas o desactivarlas.
- Botón “LISTADOS”: Nos abre la ventana de listados y exportaciones a Excel de las comunicaciones.
- Botón “BUSCAR”: Abre el buscador general de comunicaciones. La pantalla busca por el id/código de la comunicación, por el nº asignado, por el título y por el nombre del autor.
- Botón “NUEVO”: Creación de una nueva comunicación.
- Botón “REFRESCAR”: Se utiliza para refrescar/actualizar los datos de la pantalla.
- Botón “AYUDA”: Pantalla con algunas indicaciones de ayuda de comandos.
- Botón “MENU DE COMUNES”: Menú general para las opciones comunes de la pantalla de comunicaciones.
Zona central de datos
En esta zona se visualizan todas las comunicaciones del congreso.
Todas las columnas se pueden:
- Ordenar los datos pinchando en la cabecera de la columna. Se puede ordenar por varios campos a la vez. Si se Utiliza la techa SHIFT, se borran todas las ordenaciones anteriores y se fija la ordenación actual.
- Mover de posición las columnas, pinchando en la cabecera de una de ellas y arrastrándola.
- Activar y desactivar cada una de ellas con el botón “Elegir columnas”.
Columnas especiales: Son columnas preconfiguradas en el sistema que no se pueden mover ni desactivar.
- Columna “Marcada/no marcada”: Casilla para marcar o checkear algunas comunicaciones que nos permitirá luego realizar algún proceso sobre las seleccionadas.
- Columna “Certificados PDF”: Documentos/Certificados pdf emitidos para esta comunicación.
Métodos de selección de comunicaciones en la pantalla principal: Las comunicaciones se seleccionan de varias maneras utilizando los métodos clásicos de Windows:
- Una sola comunicación: Pulsando sobre él, y la línea se pone de color azul.
- Varias comunicaciones Pulsando en una, pulsando en el teclado la tecla de mayúsculas y luego en otra y se seleccionará el intervalo.
- Añadir una comunicación a una selección: simplemente seleccionar una o varias y luego pulsando la tecla “CTRL” se añade esa comunicación a la selección.
Menú contextual de la ventana principal: Se activa pulsando con el botón derecho del ratón sobre una comunicación o conjunto de comunicaciones seleccionadas.
Las opciones son:
- Más datos: Se abre la pantalla de detalles de la comunicación donde se ven todos los pormenores de la misma.
- Borrar comunicaciones: Se borra la comunicación o comunicaciones seleccionadas.
- Acreditaciones y certificados: Abre la ventana de creación de acreditaciones y certificados.
- Reasignar Autor: Abre la ventana que nos permite reasignar una comunicación de un autor a otro.
- Evaluaciones: Abre la ventana de gestión de las evaluaciones.
- Enviar correo electrónico: Abre la ventana de envíos de correo electrónico a los autores.
- Ver correos enviados: Nos permite ver los emails enviados a un determinado autor de la comunicación seleccionada.
- Ver certificados: Nos abre la ventana en donde se muestran todos los certificados emitidos para una comunicación concreta.
- Borrar certificados: Nos permite borrar los certificados de una comunicación concreta.
- Cerrar: Cierra la ventana.
Menú de opciones comunes
Es un menú que nos permite realizar acciones y procesos relacionados con las comunicaciones.
Las opciones son:
- Generar certificados: Se abre la pantalla para la generación de certificados de comunicaciones en pdf.
- Enviar a DOC: Se abre la pantalla para la exportación de datos de comunicaciones a formato .DOC para enviar a maquetación o a donde se necesite.
- Asignar a evaluadores: Se abre la pantalla donde se asignan los evaluadores a cada comunicación para su evaluación posterior.
- Gestión de correos a evaluadores: Se abre la pantalla donde se gestiona el envío de emails a los evaluadores.
- Renumerar comunicaciones automáticamente: Se abre la utilidad para renumerar las comunicaciones de manera automática, comenzando en la 1, utilizando el campo Nº de la pantalla principal.
- Renumerar comunicaciones según un valor inicial: Se abre la utilidad para renumerar las comunicaciones con la posibilidad de establecer el valor inicial de la numeración, utilizando el campo Nº de la pantalla principal.
- Quitar marca de selección: Quita todas las marcas de selección de las comunicaciones en la pantalla principal.
- Marcar vista seleccionada: Checkea todas las marcas de selección de las comunicaciones filtradas en la pantalla principal.
- Invertir selección: Invierte el estado de todas las marcas de selección de las comunicaciones.
- Criterios de evaluación: Abre la ventana donde se definen los criterios de evaluación que utilizarán los evaluadores para evaluar las comunicaciones.
- Evaluación automática: Ventana que permite realizar una evaluación final de las comunicaciones bajo unos determinados criterios seleccionados.
- Salas-días-horarios: Ventana para definir las distintas salas, días y horarios de presentación de las comunicaciones.
- Imprimir Vista: Imprime o exporta los datos de las columnas visibles en la pantalla principal, junto con los datos filtrados que tengamos.
- Enviar a Excel al imprimir vista: Usado junto con la opción anterior, exporta a Excel los resultados.
- Enviar a MDB al imprimir vista: Usado junto con la opción anterior, exporta a MDB los resultados.
- Borrar certificados de la vista actual: Borra TODOS los certificados emitidos de las comunicaciones del sistema.
- Salir: Cierra el menú.
Zona lateral de detalles
En esta zona se visualizan todos los detalles de la comunicación que esté seleccionada en la zona central de la pantalla.
Los datos que se visualizan son:
- Resumen: Número de evaluaciones, puntuación total obtenida y media obtenida.
- Evaluadores: Número de evaluadores asignados para evaluar esa comunicación, y si han evaluado ya o todavía no.
- Evaluación final fase I: Detalles sobre la evaluación final que se ha producido en la Fase I de evaluación.
- Evaluación final fase II: Detalles sobre la evaluación final que se ha producido en la Fase II de evaluación. (Nota: en la mayoría de los eventos no se utiliza la Fase II de evaluación).
- Otros datos: Más datos relacionados con la presentación de la comunicación.
Zona inferior de la ventana:
- “Zona de filtros genéricos”: Permite filtrar las comunicaciones por distintos campos y criterios.
- “Zona de Filtro de fechas”: Permite filtrar las comunicaciones por la fecha de solicitud.
- “Total comunicaciones”: Donde se ven los totales según la información filtrada.
- “Todas/Marcadas/No marcadas”: Filtra las comunicaciones por la marca de selección que está en la primera columna del listado principal.
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Comunicaciones
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| Utilizamos este apartado para definir posibles traslados de personas (aeropuerto-hotel, viajes, etc.) junto con sus precios y luego utilizarlos en las distintas pantallas de peticiones de congresistas, empresas y colaboradores. |
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Congresistas
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Aquí definimos todas las actividades, programas, cursos, talleres,etc., que se van a efectuar durante las fechas del congreso, y sus costes
El funcionamiento es similar que la pantalla de "tipos de inscripción". Al crear una nueva actividad podemos establecer a quien van dirigidas (congresistas, acompañantes, colaboradores) y los cupos que podemos habilitar para la página web.
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La pantalla está dividida horizontalmente en dos partes:
La parte superior de la pantalla nos indica la categoría de programa que tenemos (p. ej. CENA DE GALA) y la parte inferior de la pantalla indica las condiciones para esa categoría en concreto, como por ejemplo intervalos de fecha en las cuales cambian los importes.
Para cada categoría de programas, se pueden dar de alta ilimitadas condiciones. De cara a la ordenación de los distintos tipos de programas de cara a verlas en la parte web del sistema, hay unos cuadrados delante de cada una de las opciones que se pulsan con el ratón y se arrastran hasta la posición de ordenación deseada. Una vez en esa posición se fija la ordenación pulsando en la opción "Guardar Orden".
El orden que se vea en esta pantalla será el mismo orden que se verá en el boletín de cursos/programas.
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Al dar de alta la categoría nos aparecen varias opciones que debemos seleccionar:
Nombre de la actividad Donde se escribe el nombre del tipo de actividad en los distintos idiomas en función de los idiomas del congreso.
Usar para gestión de mesas: Consultar.
Lugar: Lugar, sala o similar donde se celeberá la actividad.
Duración (minutos): Tiempo que dura la actividad (este campo se usa principalmente para control de acceso y emisión de certificados)
Porcentajes (separados por ;): Porcentajes solicitados para la emisión de créditos (este campo se usa principalmente para control de acceso y emisión de certificados)
Créditos (separados por ; - por 10): Creditos concedidos (este campo se usa principalmente para control de acceso y emisión de certificados)
Día y hora: Día y hora donde se desarrolla la actividad.
Habilitarlo para: Tiempo que dura la actividad (este campo se usa principalmente para control de acceso y emisión de certificados)
Habilitarlo en el portal de: Selecciona en cual de los distintos portales web del evento se va a poder ver este tipo de actividad.
Opciones de Programa o actividad - curso o taller: Básicamente indica en que apartado del formulario web va a aparecer este tipo de actividad. Además si se selecciona la opción de curso taller, hay que seleccionar los campos a continuación de cupos para establecer los cupos de asistencia para dicha actividad.
Cupo real: Aforo real del local donde se desarrolla la actividad.
Límite 1: Número de solicitudes en el cual el semáforo que hay en el boletín de solicitudes web, el semáforo cambia de verde a ambar.
Límite 2: Número máximo de solicitudes permitidas para esa actividad.
Incluir en opciones de página web: Cuando está marcado significa que este tipo de inscripción estará visible en el formulario de inscripción web, si no lo está quedará solo para uso de la Secretaría Técnica.
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Para cada una de las categorías de la parte superior de la pantalla, podemos definir opciones en la parte inferior pulsando en "Nuevo".
Por ejemplo lo usamos para gestionar distintos importes de la actividad en función de la fecha en que se realice la solicitud de la actividad.
Descripción: Nombre de la opción que queremos en los distintos idiomas.
Coste: Es una opción que está obsoleta, no usar.
Precio de la inscripción: Precio sin IVA.
IVA: % de IVA a aplicar sobre el precio.
Total: es el precio total de la de la actividad que aparecerá en el formulario de solicitud.
Los importes se pueden introducir como importe final a mostrar o desglosado con cálculo de IVA. Si se desglosa el IVA luego en la facturación el IVA aparecerá también automáticamente desglosado en las facturas. Válido desde: Fecha a partir de la cual se verá la opción en el formulario de actividades web.
Válido hasta: Fecha máxima hasta donde se presentará esta opción de actividades en la web.
IMPORTANTE: El día para el sistema cambia a las 00:00h.
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Congresistas
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